Både personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden är skyldiga att föra ett register eller en förteckning över behandlingar av personuppgifter. Dessa register ska upprättas skriftligen, vara tillgängliga i elektronisk format och hållas uppdaterade. På begäran ska registret göras tillgängligt för Datainspektionen.
Det finns en stor vinst i att ha ordning och reda på verksamhetens samtliga behandlingar av personuppgifter. På så vis är det lättare vid eventuell händelse att agera snabbare och säkrare sätt. Det är viktigt att särskilja på om verksamheten är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde i respektive konkret behandling av personuppgift.
Några tips att ta med i en registerförteckning:
- Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet
- Ändamålen med behandlingen
- En beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter
- De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut
- De kategorier av behandling som har utförts för varje personuppgiftsansvarigs räkning
Ett gott råd är att ta tag i dessa frågor så tidigt som möjligt för ökad framgång. Om ni vill ha hjälp med att ta fram just ert HR dokument, hör av er så berättar jag gärna mer.
Ta del av vår HR guide
I vår HR Guide, har vi samlat några praktiska tips och strategier som kan underlätta för att skapa ett hållbart arbetsliv och framgångsrikt företag genom HR.
TIPS
Några exempel på HR-dokument som jag kan hjälpa er med
